Workflow de Leads - Painel do Gestor

Criada por Gustavo Vidal, Modificado em Qui, 8 Mai na (o) 5:18 PM por Gustavo Vidal

O Workflow é conhecido como o coração do sistema no CV. Ele é um termo em inglês que significa “fluxo de trabalho”, ou seja, o modo como os processos são realizados na sua empresa de forma que facilite e traga mais eficiência para sua maneira de trabalhar, sendo uma série de etapas a serem seguidas e concluídas sequencialmente ou não.

No Workflow de leads, configuramos o fluxo de funcionamento da esteira de leads e todas as suas etapas, desde sua chegada no CV até a passagem para a próxima esteira, que poderá ser a de simulações, pré-cadastro ou reservas.

Além de poder criar etapas no Workflow de leads, também é possível aplicar Ações, Permissões, Pré-requisitos e Flags, as quais o auxiliam no gerenciamento e na automação dos processos de leads.

Ações do Workflow de Leads

Uma das automações dos workflows são as Ações, que ocorrem na transição de uma situação do workflow para a outra. Dessa forma, você poderá configurar uma ação automática que será realizada no momento em que o lead passar da situação “A” para a situação “B”. As ações vão desde o envio de uma notificação por e-mail para um gestor da incorporadora, até a desvinculação do corretor.

É possível, por exemplo, adicionar uma ação entre a situação “Novo Lead” e “Atendimento” (que estão ligadas). Para adicionar uma ação, basta clicar duas vezes no círculo laranja para abrir o quadro “Editando de Novo Lead para Atendimento”.

No quadro de edições, você encontrará as seguintes "Ações":

Ações de Desassociar:

Desassociar Imobiliária/Corretor: remove a imobiliária e o corretor que estiverem responsáveis pelo lead;
Desassociar Corretor: remove apenas o corretor do lead, deixando a imobiliária ainda responsável;
Desassociar Gestor: remove o gestor que estiver responsável pelo lead.

Observação: as ações só serão executadas caso o lead tenha o motivo de cancelamento igual a algum indicado na ação. Além disso, só funcionará quando a situação de destino for a flag de cancelado.

Ações Gerais:

Adicionar o interesse na fila da pesquisa: se o lead tiver um empreendimento como interesse que tem uma pesquisa associada, essa ação vai colocar o lead na fila de envio de todas as pesquisas associadas ao interesse do lead;
Usar Fila: essa ação faz o lead ser enviado para fila de distribuição;
Adicionar Tag ao lead: ao mudar de situação, são adicionadas tags ao lead. Obs.: você deve definir qual(is) tag(s) ao configurar a ação no workflow.
Adicionar momento do lead: ao adicionar a ação, você conseguirá escolher qual o momento que será inserido ao mudar de situação.

Ações de Enviar:

Enviar e-mail para os usuários das imobiliárias: enviará um e-mail notificando a troca de situação do lead para o usuário imobiliária responsável;
Enviar e-mail para os usuários administrativos: enviará um e-mail notificando a troca de situação do lead para o usuário administrativo responsável;
Enviar confirmação de e-mail: enviará um e-mail de confirmação para o lead aceitar;
Enviar e-mail para usuário imobiliária gestor do corretor: enviará um e-mail notificando a troca de situação do lead para o usuário imobiliária que for gestor do corretor, caso esteja vinculado a ele;
Enviar webhook: realiza disparo do lead da mesma forma que é disparado via webhook;
Enviar e-mail ao corretor: enviará um e-mail notificando a troca de situação do lead para o corretor;
Enviar Tags RD: ao mudar de ação, são enviadas as tags do lead para o RD. Obs.: apenas para quem possui essa integração ativa no CV.

Ações de Informar:

Informar uma venda no RD Station: Valor: mandará marcando a venda para o RD e o valor da reserva vendida vinculada. Obs.: indicada quando mudar de situação atual para vendido.
Informar uma perda no RD Station: Motivo: mandará desmarcar oportunidade no RD e o motivo de cancelamento que escolheu. Obs.: indicada quando mudar de situação atual para cancelado.
Informar venda no Sharpspring: Valor: mandará para Sharpspring como ganho, e o valor da reserva vinculada. Obs.: indicada quando mudar de situação atual para vendido.
Informar perda no Sharpspring: Motivo: mandará para Sharpspring como perda, e o motivo do cancelamento que escolheu. Obs.: indicada quando mudar de situação atual para vendido.
Informar oportunidade aberta no Sharpspring: ao mudar de situação, é disparado para o SharpSpring as informações do lead.

Ações de Remover:

Remover primeiro Empreendimento: desassocia apenas o primeiro interesse do lead, caso tenham outros eles permanecem.
Remover todos os Empreendimentos: desassocia todos os interesses do lead;
Remover tags associadas ao lead: ao mudar de situação, são removidas as tags do lead. Obs.: você deve definir qual(is) tag(s) ao configurar a ação no workflow.
Remover momento do lead: ao mudar de situação, são removidos os momentos do lead.

Pré-requisitos do Workflow de Leads

Os Pré-requisitos são configurados na mesma caixa que as Ações. E assim como as Ações, podemos definir os pré-requisitos na situação de workflow que desejamos.

Eles fazem com que uma situação só passe para outra quando esse pré-requisito for cumprido. Por exemplo, se adicionarmos o pré-requisito “Ter uma interação cadastrada” entre “Novo Lead” e “Atendimento”, isso quer dizer a situação “Novo Lead” só passará para “Atendimento” se tiver uma interação cadastrada.

Pré-requisitos:

Ter corretor selecionado: precisa ter um corretor selecionado;

Ter próxima ação preenchida: precisa ter tarefa ou visita com data futura para passar de situação;

Ter uma interação cadastrada a cada troca de situação: o lead precisa ter uma interação salva;

Ter uma tarefa concluída: precisa ter uma tarefa marcada como concluída;

Ter empreendimento associado: o lead precisa ter um empreendimento interesse associado;

Score maior que 75%: o lead precisa ter um score maior que 75%;

Ter checklist preenchido: caso tenha checklist, precisa estar preenchido;

Ter usuários gestor vinculado: ter usuário gestor vinculado;

Ter imobiliária vinculada: ter imobiliária vinculada;

Ter possibilidade de venda cadastrada: ter possibilidade de venda cadastrada;

Não ter tarefa pendente: não pode ter tarefa pendente;

Ter mídia associada: ter mídia associada ao lead;

Ter campo fixo do lead preenchido: é possível definir quais campos fixos você quer que seja obrigatório para o lead alterar de situação.
Obs.: os nomes dos campos fixos precisam ser digitados igual visualizamos na tela do lead, por exemplo, “Telefone” e não “telefone”, “Mídia de Visita” e não “Midia de visita” etc. e devem ser separados por ponto e vírgula (;).

Além disso, esse pré-requisito funciona apenas com campos fixos, ou seja, se você colocar um campo adicional não irá funcionar.

Flags do Workflow de Leads

As Flags são ferramentas de gerenciamento e de automação. Associando-as às situações do workflow, o lead avançará automaticamente entre as situações, de acordo com ações tomadas a partir deste lead, como por exemplo, a associação de um corretor, agendamento de uma visita, vencimento programado ou manual, ou a efetuação de uma reserva.

Atualmente, existem 14 Flags disponíveis no Workflow de Leads. Cada uma delas poderá ser utilizada ou não, de acordo com o modelo de negócio seguido por cada incorporadora. Porém, existem 3 Flags que são obrigatórias, pois sem elas o CV não funcionará corretamente. São elas: “Início”, “Fim” e “Cancelado”.

Para conhecer as flags do Workflow de Leads, clique aqui.

Permissões do Workflow de Leads

As Permissões do workflow são campos em checkbox que vão delimitar o que os usuários poderão modificar ou executar na esteira de leads.

No Workflow de Leads existem permissões designadas para os painéis: Gestor, Corretor e Imobiliária. Algumas permissões serão iguais para os três e outras específicas para um determinado painel.

Permissões para Alterar:

Altera Situação: determina se o usuário pode mudar a situação do lead.
Altera checklist: determina se pode alterar o checklist do lead.
Alterar possibilidade de venda: determina se pode alterar o campo de venda do lead.
Alterar e-mail/telefone: determina se pode alterar dados e e-mail ou telefone do lead.

Permissões para Editar/Não editar:

Editar Tarefa: permissão para editar uma tarefa cadastrada no lead.
Editar visita no lead: permissão para editar visitas no lead.
Editar interações: permissão para editar as interações no lead.
Editar valor de negociação: permissão para editar o campo de valor de negócio no lead, que vem do empreendimento.
Não editar tarefas concluídas: permissão para não editar tarefas quando estiverem como concluídas.

Permissões para Associar/Desassociar:

Associar/Desassociar Reserva: determina se o atendente pode associar ou desassociar uma reserva ao lead.
Associar interesse: determina se pode associar empreendimento de interesse ao lead.
Associar imobiliária/corretor (Gestor e Imobiliária): determina se permite associar imobiliária e corretor ao lead.
Desassociar imobiliária/corretor (Gestor e Imobiliária): determina se permite desassociar imobiliária e corretor ao lead.
Associar corretor usando a fila (Gestor): libera o botão no lead para associar um corretor usando a fila..
Associar gestor (Gestor): permite associar gestor ao lead.
Desassociar gestor (Gestor): permite desassociar gestor do lead.
Associar/Desassociar pré-cadastro: permite associar ou desassociar pré-cadastros ao lead.
Associar/Desassociar simulação: permite associar ou desassociar simulações ao lead.
Associar Gestor usando a fila: libera o botão no lead para associar um gestor usando a fila.

Permissões para Cadastrar:

Cadastrar tarefa: permissão para cadastrar tarefa no lead.
Cadastrar SMS no lead: permissão para cadastrar SMS no lead.
Cadastrar WhatsApp no lead: permissão para cadastrar mensagem do WhatsApp no lead.
Cadastrar visita no lead: permissão para cadastrar visitas no lead.
Cadastrar anotações no lead: permissão para cadastrar anotações no lead.
Cadastrar ligações no lead: permissão para cadastrar ligações no lead.
Cadastrar e-mail no lead: permissão para cadastrar e-mail no lead.

Permissões para Enviar:

Envio de tags no cancelamento: libera enviar tags ao cancelar o lead.
Enviar mensagem: permissão para enviar mensagem no lead.

Permissões para Permitir:

Permitir Adicionar Associado: permissão para adicionar associado ao lead.
Permitir Editar Associado: permissão para editar um associado ao lead.
Permitir Remover Associado: permissão para remover um associado ao lead.

Permissões Gerais:

Remover Interessado: só pode remover empreendimentos de interesse do lead.
Modificar dados do lead: se o usuário pode alterar dados do lead.
Ver Disponibilidade: visualizar o mapa de disponibilidade ao fazer uma reserva pelo lead.
Verificar lead (Gestor): permissão para criar uma simulação a partir do lead.
Criar Simulação a partir do lead: permissão para criar uma simulação a partir do lead.
Liberar Botão tornar empreendimento interesse do lead: libera o botão de tornar empreendimento interesse do lead.
Gerar pré-cadastro a partir do lead: permite gerar um pré cadastro a partir do lead.
Administrar Tags: permissão para administrar as tags do lead.
Unificar Leads: libera o botão de unificar leads.
Inserir Leads no Bolsão: permissão para adicionar leads no bolsão de leads.

BOAS VENDAS!