Workflow de Assistências - Painel do Gestor

Criada por Gustavo Vidal, Modificado em Qui, 8 Mai na (o) 5:29 PM por Gustavo Vidal

O Workflow é conhecido como o coração do sistema no CV. Ele é um termo em inglês que significa “fluxo de trabalho”, ou seja, o modo como os processos são realizados na sua empresa de forma que facilite e traga mais eficiência para sua maneira de trabalhar, sendo uma série de etapas a serem seguidas e concluídas sequencialmente ou não.

Além de poder criar etapas no Workflow de Assistências, também é possível aplicar Ações, Permissões, Pré-requisitos e Flags, as quais o auxiliam no gerenciamento e na automação dos processos de assistências.

Confira neste artigo:

Ações do Workflow de Assistências
Pré-requisitos do Workflow de Assistências
Flags Workflow de Assistências
Permissões Workflow de Assistências

⚓Ações do Workflow de Assistências

Uma das automações dos workflows são as Ações, que ocorrem na transição de uma situação do workflow para a outra. Dessa forma, você poderá configurar uma ação automática que será realizada quando a assistência passar da situação “A” para a situação “B”.

É possível, por exemplo, adicionar uma ação entre a situação “Início” e “Em Atendimento” (que estão ligadas). Para adicionar uma ação, basta clicar duas vezes no círculo laranja para abrir o quadro “Editando de Início para Em Atendimento”.

No quadro de edições, você encontrará as seguintes “Ações”:

Finalizar Atendimento: finalizará o atendimento da assistência quando mudar de situação;
Mudar situação para Em Atendimento (Atendimento): mudará para a situação com a flag “Em Atendimento”;
Enviar e-mail para o cliente: enviará um e-mail para o cliente quando mudar de situação.
Enviar e-mail para os usuários administrativos: enviará um e-mail para os usuários administrativos quando mudar de situação.
Salvar data de conclusão: salvará a data de conclusão quando mudar de situação.

Obs.: o e-mail só será enviado para os usuários administrativos verificados, com a permissão de recebimento de e-mail.

⚓Pré-requisitos do Workflow de Assistências

Os Pré-requisitos são configurados na mesma caixa que as Ações. E assim como as Ações, podemos definir as condições para avançar a situação de workflow que desejamos.

Eles fazem com que uma situação só passe para outra quando esse pré-requisito for cumprido. Por exemplo, se adicionarmos o pré-requisito “Não possuir itens em aberto” entre “Início” e “Em Atendimento”, isso quer dizer a situação “Início” só passará para “Em Atendimento” se a assistência não tiver itens em aberto.

Pré-requisitos:

Não possuir itens em aberto: a assistência não poderá ter itens em aberto para passar de situação;
Contrato Validado: precisa ter o contrato validado para passar de situação;
Arquivo anexado: precisa ter arquivo anexado para passar de situação.

⚓Flags do Workflow de Assistências

As Flags são ferramentas de gerenciamento e de automação. Atualmente, existem 4 flags disponíveis no Workflow de Assistências. Cada uma delas poderá ser utilizada ou não, de acordo com o modelo de negócio seguido por cada incorporadora.

Porém, existem 3 Flags que são obrigatórias, pois sem elas o CV não funcionará corretamente. São elas: “Início”, “Fim” e “Cancelado”.

Flags:

Flag "Início" (obrigatória): esta flag é a etapa inicial da assistência, ou seja, ao criar uma assistência ela será vinculada a essa flag.
Flag "Em Atendimento": a assistência passará para essa flag quando você ou um usuário gestor que tiver permissão para alterar situação passar manualmente ou quando tiver a ação “Mudar situação para Em Atendimento (Atendimento)” entre situações. Obs.: essa flag tem relação com a flag "Em Atendimento" do Workflow em Atendimentos. Dessa forma, se um atendimento for aberto por meio de uma assistência e a assistência passar para a situação "Em Atendimento", o atendimento passará de forma automática para a situação "Em Atendimento" também.
Flag "Fim" (obrigatória): esta flag é a etapa final da assistência.
Flag "Cancelada" (obrigatória): a assistência será vinculada a essa flag quando for cancelada.
Flag "Mensagem Cliente": quando o cliente enviar uma mensagem na visita técnica através do portal dele, a assistência técnica mudará, de forma automática, para essa flag.
Flag "Nova Visita - Portal do Cliente": quando o cliente adicionar uma visita técnica no portal, a assistência técnica mudará, de forma automática, para essa flag.

⚓Permissões do Workflow de Assistências

As Permissões do workflow são campos em checkbox que vão delimitar o que os usuários poderão modificar ou executar.

No Workflow de Assistências as permissões são designadas para o painel do Gestor e Cliente.

Permissões para Alterar:

Alterar situação da assistência: permissão para o usuário alterar a situação da assistência.
Alterar previsão de término: permissão para o usuário alterar a previsão de término.
Alterar data de conclusão: permissão para o usuário alterar a data de conclusão.
Alterar horas totais: permissão para o usuário alterar as horas totais da assistência.
Alterar custo previsto: permissão para o usuário alterar o custo previsto.
Alterar recorrência: permissão para o usuário alterar a recorrência.
Alterar item: permissão para o usuário alterar o item da assistência.
Alterar mensagem: permissão para o usuário alterar a mensagem.
Alterar prioridade: permissão para o usuário alterar a prioridade.

Permissões para Enviar:

Enviar E-mail: permissão para o usuário enviar e-mail.
Enviar modificações do Assinante: permissão para o usuário enviar as modificações do Assinante.
Re-enviar Assinatura Eletrônica: permissão para o usuário reenviar a assinatura eletrônica.

Permissões para Remover:

Remover item: permissão para o usuário remover o item.
Remover mensagem: permissão para o usuário remover a mensagem.
Remover Contrato: permissão para o usuário remover o contrato.

Permissões para Adicionar:

Adicionar item: permissão para o usuário adicionar o item.
Adicionar mensagem: permissão para o usuário adicionar uma mensagem.
Adicionar visita: permissão para o usuário adicionar uma visita.
Adicionar visita: permissão para o usuário criar uma visita no Portal do Cliente.

Permissões para Gerar:

Gerar contratos: permissão para o usuário gerar contratos.
Gerar PDF: permissão para o usuário gerar PDF das assistências.

Obs.: na assistência, os contratos são chamados de "Termos de aceite".

Permissões para Baixar:

Baixar Contrato: permissão para o usuário baixar o contrato.
Baixar contrato completo assinado da Assinatura Eletrônica: permissão para o usuário baixar o contrato completo e assinado (por meio de assinatura eletrônica).

Permissões para Cancelar:

Cancelar Assinatura Eletrônica: permissão para o usuário cancelar a assinatura eletrônica.
Cancelar Contrato: permissão para o usuário cancelar o contrato.

Outras Permissões:

Abrir Contrato: permissão para o usuário abrir o contrato.

Permissões para Clientes:

Adicionar visitas
Enviar mensagens: permissão para definir em quais situações os clientes podem ou não enviar mensagens em um atendimento de assistência técnica.

BOAS VENDAS!