Gestão de Contratos na Assistência Técnica - Painel do Gestor
A Assistência Técnica gera os próprios contratos, os termos de aceite, que podem ser enviados para assinatura eletrônica. Agora, o módulo Gestão de Contratos também funciona como motor de assinatura da Assistência Técnica, o que permite usar o CV Sign nesse fluxo e acompanhar as assinaturas no mesmo ambiente dos demais contratos da organização.
Este artigo trata apenas dos pontos específicos do uso na Assistência Técnica. Para o funcionamento completo do módulo, consulte o artigo da Gestão de Contratos.
Serviços de assinatura disponíveis:
CV Sign DocuSign
Para usar o CV Sign na Assistência Técnica, é obrigatório ter o módulo Gestão de Contratos ativo no ambiente. O DocuSign continua disponível pela integração própria da Assistência Técnica.
Confira neste artigo
Serviços de assinatura disponíveis
A Assistência Técnica conta com dois serviços de assinatura eletrônica, com formas de uso diferentes. O que define o comportamento é a opção "Habilitar envio via Gestão de Contratos":
| Cenário | Como funciona |
|---|---|
| DocuSign sem envio via Gestão de Contratos | Funciona pela integração própria da Assistência Técnica, da mesma forma que na Reserva. Os envios não aparecem na Gestão de Contratos: o envelope existe apenas no fluxo da Assistência Técnica. |
| DocuSign com envio via Gestão de Contratos | O envelope é criado e acompanhado na Gestão de Contratos. |
| CV Sign | Sempre por meio da Gestão de Contratos. Para usar o CV Sign na assistência, é obrigatório ter o módulo Gestão de Contratos. |
Pré-requisitos
Antes de configurar o envio, confira se o ambiente atende aos requisitos abaixo.
| Requisito | Como atender |
|---|---|
| Módulos Assistência Técnica e Gestão de Contratos ativos | A habilitação é feita pelo time após a contratação dos módulos. |
| Ao menos um serviço de assinatura integrado | O CV Sign é configurado pelo setor responsável, mediante contratação. O DocuSign é integrado no "Módulo de Integrações". Os serviços são contratações à parte e, sem ao menos um deles integrado, o envio não pode ser realizado. |
| Envio via Gestão de Contratos habilitado | A ativação do envio dos Termos de Assistência via Gestão de Contratos precisa ser solicitada ao Suporte via chat ou e-mail. Com ela ativa, o envio para assinatura eletrônica da assistência passa a ser feito pela Gestão de Contratos. |
No perfil de acesso do usuário, marque as permissões relacionadas à assinatura eletrônica:
Aba "Relacionamento" › Seção "Assistência Técnica"
- "Atualizar Assinatura Eletrônica"
- "Baixar contrato completo assinado da Assinatura Eletrônica"
- "Editar Assinatura Eletrônica"
- "Cancelar Assinatura Eletrônica"
- "Re-enviar Assinatura Eletrônica"
- "Atualizar dados do assinante"
Configurações prévias
Antes do primeiro envio, conclua as três configurações abaixo: o tipo de contrato, o cadastro do contrato e os assinantes do empreendimento.
| 1 | Acesse "Configurações" › "Tipos de Contratos", edite o tipo desejado e defina o campo "Termo de Assistência" como "Sim". Somente contratos cujo tipo esteja configurado dessa forma são tratados como termos de assistência. |
| 2 | Acesse "Jurídico" › "Contratos" › "Editar Contrato"e confira os pontos abaixo: "Origem" "Tipo" "Associar Empreendimento" "Assinaturas / Rubricas"  |
| 3 | Acesse o empreendimento e clique em "Jurídico" › "Assinatura Eletrônica" › "Configurar Assinantes". Selecione o contrato, preencha os campos do assinante e clique em "Adicionar". Repita para cada assinante. |
Contratos com origem Word não podem ser utilizados neste fluxo. Na própria tela, os tipos Termo não ficam disponíveis para seleção em contratos com essa origem.
Os assinantes usados no envio são os configurados no empreendimento, com o mesmo funcionamento adotado na Reserva. Mesmo com a Gestão de Contratos como motor, o fluxo de assinatura segue esse cadastro. Para cada assinante, informe:
| Campo | O que define |
|---|---|
| Ordem de envio | Sequência em que os assinantes recebem o documento. |
| Tipo de assinante | Define quem assina, por exemplo, Cliente. |
| Tipo de ação | Define a ação do assinante, por exemplo, Assinatura. |
| Envio | Define o canal de envio, por exemplo, E-mail. |
| Selfie, Frente do documento e Verso do documento | Define os documentos exigidos do assinante, com opção Sim ou Não, quando a integração é o CV Sign. No DocuSign, a opção disponível é a Biometria Facial. |
| Autenticação | Define se o assinante precisa se autenticar. |
Depois de adicionado, o assinante aparece na tabela agrupada por ordem de envio, com as colunas Ordem de envio, Tipo de assinante, Quem, Tipo de ação, Login Ativo, Envio, Autenticação, Selfie, Frente do documento, Verso do documento e Opções.
Como enviar o termo para assinatura
Com as configurações concluídas, o envio acontece em duas etapas: a geração do contrato e o envio para assinatura eletrônica. Confira os passos a seguir:
| 1 | Acesse a ficha da assistência desejada. |
| 2 | Na seção "Gerar Termo de Aceite", selecione o termo e clique em "Gerar". Se precisar enviar um arquivo, adicione-o na seção "Enviar Termo de Aceite", que aceita as extensões .pdf, .doc e .docx, com até 24 MB por arquivo.  |
| 3 | Na listagem, marque o termo que será enviado. Cada termo aparece com o número, o tipo, o nome, a data de geração e as ações "Assinar", "Validação" e "Cancelar". |
| 4 | Em "Operações gerais", clique em "Enviar Contratos para Assinatura Eletrônica". |
Embora a área de anexo aceite os formatos .doc e .docx, somente arquivos em PDF são enviados para assinatura eletrônica. Arquivos em outros formatos ficam disponíveis na ficha, mas não são incluídos no envelope gerado pela Gestão de Contratos.
Posição das assinaturas
O fluxo da Assistência Técnica não tem etapa de posicionamento manual das assinaturas, como acontece no fluxo criado diretamente na Gestão de Contratos. Por isso, defina a marcação em "Assinaturas / Rubricas" antes do envio:
- Se o contrato tiver a marcação do local de assinatura, esse será o local utilizado.
- Se não tiver marcação, é aplicado o padrão do CV Sign, que posiciona as assinaturas do canto inferior direito para o esquerdo.
Acompanhamento na Assistência Técnica
Após o envio, a seção "Assinatura Eletrônica" da ficha da assistência passa a exibir os dados do envelope:
| Informação | O que mostra |
|---|---|
| Integração | Serviço de assinatura utilizado, por exemplo, CV Sign |
| ID do Envelope (Gestão de Contratos) | Identificação do envelope criado na Gestão de Contratos |
| Data Envio | Data e hora do envio e usuário responsável |
| Identificador do Envio | Código do envio junto ao serviço de assinatura |
| Status da assinatura | Situação do envelope, com data e hora (Enviado, Assinado) |
| Contratos | Contratos vinculados ao envelope |
| Assinaturas | Assinantes por ordem de envio, com a situação de cada um |
No envelope, ficam disponíveis as ações "Atualizar" e "Cancelar". Em cada assinante, ficam disponíveis "Reenviar" e "Atualizar Assinante".
Trocar o e-mail de um assinante
Na Gestão de Contratos, o e-mail é alterado diretamente no envelope. Na Assistência Técnica, a alteração é feita no cadastro da pessoa que assina, que pode ser o cliente, o corretor ou a imobiliária, entre outros:
| 1 | Altere o e-mail no cadastro da pessoa correspondente ao assinante. |
| 2 | Volte à ficha da assistência e, na seção "Assinatura Eletrônica", clique em "Atualizar Assinante" no assinante correspondente. O documento é enviado para assinatura no novo e-mail. |
Documento assinado
Quando todas as assinaturas são concluídas, o status muda para "Assinado" e o botão "Baixar Certificado" fica disponível para baixar o documento assinado.
A seção mantém o histórico dos envios realizados para a assistência, para que você consulte os envelopes anteriores e seus status.
Acompanhamento na Gestão de Contratos
No primeiro envio feito pela Assistência Técnica, a Gestão de Contratos cria automaticamente o setor "Assistência", que concentra os envelopes originados desse fluxo.
Ao acessar o setor, a listagem apresenta as colunas:
ID Documento Data de criação Arquivos Setor Tags Assinantes Status Ações
Na coluna "Documento", o envelope é identificado pelo número da assistência e pelo termo, por exemplo, "Assistência #2047 - Termo de aceite". As opções de acompanhamento são as mesmas dos demais envelopes do módulo.
Os dados dos envelopes são atualizados nos dois locais, na ficha da assistência e na listagem da Gestão de Contratos. Assim, você acompanha o andamento por qualquer um deles. A listagem mostra o progresso das assinaturas, o status de cada envelope (como Enviado e Concluído) e os contadores por status no topo da tela.
Pronto! Agora você já pode enviar os termos de aceite da Assistência Técnica para assinatura eletrônica e acompanhar as assinaturas tanto na ficha da assistência quanto na Gestão de Contratos.
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