Cadastro de Times de Atendimentos - Painel do Gestor

Pesquise por “Times de Atendimentos”.

Em seguida, clique em “Cadastrar novo time”.

O cadastro é simples e rápido. Primeiro, você dará o nome do time e isso dependerá de cada incorporadora. Você pode, por exemplo, ter times por região.

O campo “Descrição” não é obrigatório, mas você poderá adicionar as atividades relacionadas ao time. Por exemplo, se é um time responsável pelo primeiro atendimento dos clientes.

Ao clicar no campo “Integrantes”, serão listados os usuários administrativos. Para adicionar um integrante, você pode buscar pelo nome e selecionar.

Obs.: para cadastrar um usuário administrativo, clique no menu "Configurações" > "Usuários administrativos" > "Criar novo usuário". Para saber mais, clique aqui.

Já no campo gestor, você deverá definir um único gestor para esse time que será o responsável.

Obs.: esse campo serve apenas para indicar quem é o gestor que coordena o time.

O campo “Regiões” não é obrigatório. Contudo, pensando no exemplo em que você tem times por região, aqui você poderá selecionar qual ou quais regiões esse time é responsável.

Por fim, lembre-se de deixar ativo no painel e clicar em “Salvar”.

Relatório de Tarefas

Após salvar seu time, você poderá configurar o relatório de tarefas. Para isso, em “Opções” (do time que deseja configurar o relatório), clique em “Relatório de Tarefas”.

Aqui, você poderá definir quais os dias da semana o relatório de tarefas deverá ser enviado e quem poderá receber.

Por fim, você poderá apenas salvar essa configuração ou salvar e já enviar o relatório.

Se você for um gestor ou estiver selecionado para receber o relatório (de um ou mais times), você receberá um e-mail semanalmente com as tarefas em aberto do seu(s) time(s).

Permissão no Usuário Administrativo 

Para receber o e-mail do Relatório de Tarefas, você precisa liberar uma permissão no seu usuário administrativo. No menu "Configurações" > "Usuários Administrativos" clique em "Opções" > "Recebimento de e-mail" do seu usuário.

Habilite as opções:

"Receber e-mail de relatório semanal de status de tarefas". 

 

"Receber e-mail das ações do Workflow". 

Configurando alertas de novos atendimentos para Times de Atendimentos

Toda vez que novo atendimento for aberto, o Time de Atendimento pode ser informado por meio de um alerta. Contudo, para isso acontecer é necessário realizar uma configuração para esses disparos.

O primeiro passo da configuração de alertas para os usuários dos times é liberar a permissão “Recebe e-mail das ações do workflow” nos usuários administrativos que integram o time que você deseja que receba o alerta.



Além disso, é necessário liberar a permissão “Recebe e-mail de alerta de criação de atendimento”.



Com as permissões configuradas no Usuário Administrativo, o segundo passo é ter esses usuários vinculados a um Time de Atendimento.



Ao criar um assunto em Assuntos dos Atendimentos, é possível associar um ou mais times a esse assunto. Assim, para o time receber os alertas, é necessário associar o Time de Atendimento ao(s) assunto(s).



Com as configurações anteriores feitas, na tela de E-mail/SMS Automático, crie um e-mail/SMS do tipo “Novo atendimento interno – Não visto pelo cliente (gestor)”, “Novo atendimento público aberto pelo cliente (gestor)” ou “Novo atendimento público aberto pelo gestor (gestor)”.



Assim, serão exibidos três campos: Usuários, Assuntos e Times do atendimento. Para o time receber os alertas, no campo “Time de Atendimento” selecione o time que você configurou anteriormente.



​Dessa forma, toda vez que um atendimento do(s) assunto(s) que você configurou for aberto, os usuários do Time de Atendimento receberão um e-mail/SMS de alerta.

Para saber como criar um E-mail/SMS Automático, clique aqui.

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